Asamblea general de copropietarios: cómo prepararla y qué debe contener el acta

La asamblea general es el máximo órgano de dirección de una copropiedad: allí se aprueba el presupuesto, se eligen consejo y revisor fiscal, y se toman las decisiones que más impactan la vida en comunidad. Un vicio en su convocatoria o en el acta puede dar pie a que cualquier propietario impugne lo decidido. Por eso vale la pena conocer los requisitos con precisión.

Tipos de asamblea

• Asamblea ordinaria: obligatoria, debe realizarse dentro de los primeros tres meses de cada año (Art. 40, Ley 675 de 2001), para aprobar presupuesto, estados financieros y demás asuntos ordinarios.
• Asamblea extraordinaria: puede convocarse en cualquier momento para tratar asuntos urgentes o que no admiten espera hasta la próxima ordinaria (obras mayores, cuotas extraordinarias, sanciones, entre otros).

Requisitos de convocatoria

• Antelación mínima de 15 días calendario antes de la fecha de la asamblea, salvo que el reglamento de propiedad horizontal establezca un término distinto.
• Medio de citación conforme al reglamento: comunicación escrita física o electrónica, según lo autorizado por la copropiedad.
• Orden del día claro, especificando cada tema a tratar. Las decisiones sobre asuntos no incluidos en el orden del día pueden ser objeto de impugnación, salvo que la asamblea decida por unanimidad incluirlos.
• Debe convocar quien esté facultado: el administrador, el consejo de administración o, en su defecto, el revisor fiscal o un número de propietarios que represente al menos el 20% de los coeficientes (Art. 40 y 41).

Quorum: deliberatorio y decisorio

La Ley 675 distingue dos tipos de quorum:

• Quorum deliberatorio: la pluralidad de coeficientes de copropiedad presentes o representados es suficiente para deliberar y decidir en primera convocatoria, salvo mayorías calificadas específicas exigidas para ciertas decisiones (ej. cambios al reglamento, extinción de la copropiedad).
• Segunda convocatoria: si no se logra quorum en la primera citación, la asamblea puede sesionar y decidir válidamente con cualquier número de asistentes, siempre que se haya citado expresamente para este efecto.
• Poderes: todo propietario puede hacerse representar mediante poder escrito, dirigido a quien designe, salvo restricciones expresas del reglamento (por ejemplo, límite de poderes que puede ostentar una misma persona).

¿Qué debe contener un acta válida?

El acta es la prueba de lo decidido y debe permitir reconstruir con exactitud lo ocurrido. Como mínimo debe incluir:

• Fecha, hora y lugar (o plataforma, si fue virtual) de la reunión.
• Tipo de convocatoria (ordinaria/extraordinaria) y si fue primera o segunda citación.
• Verificación del quorum, con el porcentaje exacto de coeficientes presentes y representados.
• Orden del día completo tal como fue convocado.
• Resumen fiel de las deliberaciones de cada punto, incluyendo posiciones relevantes si hubo debate.
• El texto exacto de cada decisión sometida a votación y el resultado: votos a favor, en contra y abstenciones, con sus respectivos coeficientes.
• Constancias o salvedades expresas solicitadas por algún propietario.
• Firma del presidente y secretario de la asamblea, designados en la misma sesión.

Errores frecuentes que pueden anular una decisión

• Convocar con menos de 15 días de antelación sin justificación válida.
• Tomar decisiones sobre temas ajenos al orden del día sin unanimidad.
• No dejar constancia clara del quorum o de los votos exactos por tema.
• Actas genéricas que resumen "se aprobó por mayoría" sin especificar porcentajes ni quién se opuso.

Cualquiera de estos vicios puede ser usado por un propietario inconforme para impugnar la decisión ante la Superintendencia de Sociedades o la vía judicial, dentro de los dos meses siguientes a la asamblea.